Организация выездных мероприятий
Цель инструмента:
Научиться эффективно находить и организовывать участие в выездных мероприятиях для узнаваемости бренда, привлечения новых Гостей и получения дополнительной прибыли.
Научиться эффективно находить и организовывать участие в выездных мероприятиях для узнаваемости бренда, привлечения новых Гостей и получения дополнительной прибыли.
1. Как правильно выбирать мероприятия для участия:
1.1 Цель и важность участия
Почему важно участвовать в выездных мероприятиях?
- Увеличение продаж в короткий срок — интенсивный поток людей даёт возможность быстро продать большой объём.
- Рост узнаваемости бренда — люди видят вашу точку, пробуют продукт и запоминают вас.
- Захват новой аудитории — вы выходите за пределы привычной локации и находите новых Гостей.
- Тестирование продуктов и цен — место для проверки новинок, акций и оптимального среднего чека.
- Сбор обратной связи — мгновенные отзывы помогают улучшать рецептуру, упаковку и сервис.
- Нетворкинг и партнёрства — контакты с организаторами, поставщиками и другими участниками.
- Быстрая окупаемость маркетинга — участие — это одновременно реклама, POS‑продажи и PR.
- Повышение лояльности — живое общение с клиентами укрепляет доверие и повышает вероятность повторных покупок.
- Практика операционной работы — тренировка команды в условиях потока, выработка стандартов скорости и качества.
- Диверсификация каналов продаж — не зависеть только от стационарной точки или доставки.
Конкретные преимущества для бизнеса (чего можно ожидать)
- Быстрый приток дохода: при удачном мероприятии выручка за день может сопоставима с несколькими обычными днями торговли в точке.
- Улучшение среднего чека: комбо‑предложения и апсейлы на мероприятиях работают лучше.
- PR и охват: фото/видео с феста в соцсетях дают бесплатное продвижение.
- Новые Гости‑контакты: база e‑mail/телефонов для рассылок и акций.
- Снижение сезонных просадок: участие в мероприятиях помогает заполнять «мертвые» дни.
- Краткий чек‑лист: как извлечь максимум пользы на мероприятии
- Цель: поставьте 1–2 KPI (например, продать N порций, собрать M контактов, получить X упоминаний в соцсетях).
- Меню: минималистичное, быстрое в приготовлении, выгодные комбо.
- Ценообразование: учтите формат мероприятия и готовность платить (часто можно немного повысить чек).
- Скорость обслуживания: отдельная линия выдачи/предзаказы/система очереди.
- Видимость: брендированные баннеры, формы, подсветка — чтобы вас находили в толпе.
- Промо: дегустации, купоны на скидку в стационар, акции «поделиться в сторис — получить напиток».
- Сбор данных: простая форма/QR на SMS/QR на подписку в соцсети.
- Оборудование и логистика: запас ингредиентов, генератор/электричество, упаковка, мусорные мешки.
- Персонал: тренируйте скорость, ролевые сценарии продажи и общения.
- Аналитика: фиксируйте продажи по часу, средний чек, % отказов, количество жалоб/комплиментов.
- Риски и как их минимизировать:
- Низкий трафик → выбирайте мероприятия по репутации и проверяйте ожидаемую аудиторию.
- Высокие расходы на участие → согласовывайте условия, ищите бартерные варианты или мероприятия с оплатой % от выручки.
- Конкуренция рядом → выделяйтесь формой, скоростью, уникальным соусом или ценой.
- Плохая логистика → заранее проверяйте инфраструктуру и делайте тест‑сборки.
- Какие KPI отслеживать:
- Объём продаж (порции) за мероприятие и по часам
- Выручка и средний чек
- Себестоимость и маржа на порцию
- Чистая прибыль / рентабельность мероприятия
- Количество собранных контактов и подписок
- Отзывы/оценки и упоминания в соцсетях
- Онлайн-платформы и сайты:
- Городские порталы и афиши (например, сайты муниципальных организаций, центров событий)
- Специализированные площадки и форумы по организации мероприятий
- Социальные сети: ВКонтакте, Instagram, Facebook — группы и страницы о городских событиях
- Контакты с организаторами:
- Местные бизнес-группы и предприниматели
- Мероприятия, связанные с едой, культурой, спортом
- Оффлайн-обзор:
- Осмотр города, объявления и афиши на местах
- Обратная связь с муниципальными администрациями:
- Узнавайте о проведении фестивалей, ярмарок, праздников
1.3. Критерии выбора мероприятий
Основные параметры:
Другие важные факторы:
- Тип участников: Есть ли уже конкуренты или это уникальный проект?
- Инфраструктура: наличие доступа к электричеству, воде, площади для установки оборудования
- Формат продвижения: есть ли возможность рекламы и привлечения посетителей
1.4. Прогноз финансовых показателей
Основные метрики для оценки:
Показатель | Что учитывать | Как рассчитать или оценить |
Конверсия | % посетителей, купивших шаурму | (Количество покупок / Посетители) * 100% |
Выручка | Общий доход за мероприятие | Цена шаурмы * Количество проданных порций |
Рентабельность | ЧП (прибыль) относительно затрат | (Выручка – издержки) / издержки * 100% |
Общий прибыль (ЧП) | Чистая прибыль | Выручка – все затраты (арендные, сырье, логистика, работники) |
Как подготовиться:
Перед выбором мероприятия аккуратно соберите всю информацию, оцените ключевые показатели и риски. Хорошо подготовленная аналитика поможет выбрать события с наибольшими шансами на успех!
Шаблон таблицы для оценки мероприятий и подробный пример расчётов (с пошаговой арифметикой). Можно сразу взять и использовать в Excel/Google Sheets. Внутри таблицы дано описание.
Выездные мероприятия - Оцените средний чек и ожидаемый трафик
- Просчитайте возможные затраты на участие (аренда, подготовка оборудования, реклама)
- Анализируйте, есть ли возможность иметь хорошую маржу (обычно для уличной еды — 20-50%)
Перед выбором мероприятия аккуратно соберите всю информацию, оцените ключевые показатели и риски. Хорошо подготовленная аналитика поможет выбрать события с наибольшими шансами на успех!
Шаблон таблицы для оценки мероприятий и подробный пример расчётов (с пошаговой арифметикой). Можно сразу взять и использовать в Excel/Google Sheets. Внутри таблицы дано описание.
2. Подготовка
2.1. Подготовка оборудования
Оборудование можно брать на авито в аренду. В случае, если Вы планируете регулярно участвовать в выездных мероприятиях, лучше к ним готовиться на протяжении года , к сезону. Это значит, что в течение года постепенно покупать какую-то дополнительную мебель и оборудование в собственность. Это позволит в последующем сократить расходы участия в мероприятии , а также в случае поломки на филиале оперативно заменить
На случай, если мероприятие будет проводиться в темное время суток, важно продумать свет для сотрудников внутри шатра (фонарь/лампа над зоной готовки) , а также внешнее световое привлечение Гостей, кассовую зону (гирлянды, шарики с фонариками)
2.2 Команда /Персонал
На выездное мероприятие заранее набираем сотрудников, составляем график с учетом их работы на филиале. Важно, чтобы в команде были мальчики.
В нашем случае сотрудники нужны на кассовую зону - 1 человек, зона сборки - 1 человек, зона мангала (жарка мяса) - 1 человек и зона подготовки ингредиентов - 1 человек. Можно 1 го сотрудника поставить и на нарезку , и на жарку мяса, то есть минимум 3 человек будет нужно.
В случае , если длительность мероприятия больше 10-12 часов , необходимо продумать замены сотрудников
2.3. Продукты и упаковка
Закупаем заранее из расчета планируемой выручки. Предварительно определитесь, что у Вас будет в меню и закупайте ингредиенты исходя из него. Лучше иметь на филиале так же дополнительный запас, чтобы иметь возможность что то еще довести. (См. Оборудование к мероприятиям)
2.4 Маркетинговые материалы.
- Меню, чтобы это было крупно, понятно и читабельно (банеры, а4 заламинированные меню на зоне кассовой, плюс , если ставите столики рядом с точкой, на них можно приклеить на двухсторонний скотч). Важно ! меню делаем плюс 30-35% к стоимости на филиале, а также убираем из меню шаурму МИНИ - это не рентабельно для нас. Оставляем СТАНДАРТ и БИГ. Выбранное меню и цены на него необходимо будет занести в айко заранее.
2. Привлечение этих Гостей в последующем на офлайн точку в случае, если мероприятие проходит в рамках одного города:
-запустить акцию, в рамках которой Гости могут вернуться к Вам на филиал в городе. Заранее продумать условия, распечатать листовки в которых обязательно должно быть: акция, сроки действия, адрес вашей точки, куар код на соц.сети. И выдавать листовки с каждым заказом.
-запустить акцию, в рамках которой Гости могут вернуться к Вам на филиал в городе. Заранее продумать условия, распечатать листовки в которых обязательно должно быть: акция, сроки действия, адрес вашей точки, куар код на соц.сети. И выдавать листовки с каждым заказом.
3. Обсудить заранее с организаторами участия сертификатами, чтобы их разыграли на мероприятии, подготовить их. В идеале делать сертификаты, которыми можно оплачивать часть покупки, а не 100%, чтобы вам отбивался хотя бы себес. Например: сертификат на скидку 50% в покупке на сумму от 1000 руб. Также указываем срок действия, адрес, куар код на соц.сети.
4. Промоутер, обсудите с организаторами заранее возможность раздачи листовок с привлечением к вам Гостей во время самого мероприятия. Или это может быть ростовая кукла в виде ракеты или шаурмы, с которой будут также фоткаться, выкладывать в моменте в соц сети и за отметку, которую они покажут продавцу, вы можете дарить им например напиток к шаурме. Задача чтобы ростовая кукла рассказывала об этих условиях. Таким образом вы ещё и повысите узнаваемость свою в соц.сетях.
5. Флештоки и банеры по необходимости
2.5 Логистика
- Заранее обсудить с организаторами время заезда и особенности.
- Забронировать машину и грузчиков на день /время заезда. Лучше заехать как можно раньше, чтобы успеть все подготовить, проверить работоспособность на месте, по необходимости что то довести, сделать первые блюда.
- Организовать транспорт для доставки продукты /оборудование и т.д (по необходимости в течение мероприятия , чтобы кто то мог съездить и довезти без ущерба процессу и закрытию точки, для отсутствия стоп листов)
- Организовать транспорт для сотрудников
3. Организация
3.1. Установка торговой точки
Разгрузка оборудования:
- Оперативно разгрузите все вещи и оборудование из транспортных средств.
- Перед началом проверьте, что все компоненты в наличии (перечень по списку).
- Выбор места: выберите ровное место с хорошей видимостью и доступом.
- Развертывание шатра: закрепите структуру, обеспечьте устойчивость.
- Установка оборудования, разместите их так, чтобы обеспечить безопасный проход, хороший обзор и удобство обслуживания.
- Раскладка столов и прилавков: для выдачи, сервиса и хранения продуктов.
- Настройка освещения: особенно важно, если мероприятие затянется до вечера.
- Подключение электропитания: убедитесь, что есть надежный контакт, удлинители, стабилизатор питания, чтобы избежать перегрузок.
- Проверьте электросоветы, освещение, электроприборы.
- Подключите свет, вентиляторы (если есть), при необходимости — водоснабжение (если требуется).
3.2. Организация рабочих зон
Рабочая зона для приготовления:
- Гриль/мангал: разместите так, чтобы обеспечить безопасность и удобство в обслуживании. Рядом поставить стол производственный или раскладной
- Рабочий стол: рядом — подготовленная зона для нарезки, соусов, сборки шаурмы. На столе сборки шаурмы поставьте сразу органайзер с салфетками, зубочистками и конфетками.
- Стол с гастроемкостями и стол для нарезки овощей можно поставить друг напротив друг друга
- Инструменты: ножи, щипцы, гастроемкости, перчатки — организуйте их по удобным местам.
- Так же важно , чтобы была рядом вода , можно поставить бутыль с кулером или рукомойник
Зона для обслуживания:
- Кассовая зона: перед кассиром планшет , эквайринг , на столе заламинированное меню. Справа от кассы ставим термопот и кофемашину, чтобы кассир напитки мог делать сразу, плюс рядом можно установить холодильник для холодных напитков или расставить их на столе. Под столом место для расходников.
- Перпендикулярно за кассовой зоной вдоль стены лучше поставить небольшой стол , туда можно поставить фритюр, если он будет на мероприятии, что позволит кассиру сразу делать позиции из фритюра, а так же это место для готовых заказов, так же там можно разместить напитки в случае, если нет холодильника или витрины для них.
Зона хранения:
- Запасы ингредиентов: организуйте специально отведенное место для мяса, овощей, хлеба, соусов и упаковки. Желательно взять поддоны деревянные и положить коробки на них, а на случай дождя взять клеенку или брезент, чтобы укрыть
- Мусорные баки: обязательно — рядом, для быстрой утилизации отходов.
3.3 Финальные проверки перед открытием
- Убедитесь, что всё оборудование подключено и работает стабильно.
- Проверьте наличие необходимых продуктов и расходных материалов.
- Проведите генеральную репетицию: «пробное» блюдо, проверка скорости обслуживания.
- Объявите команду: кто за что отвечает в течение дня.
4. Подведение итогов.
Важно! После проведения мероприятия подвести итоги не только в цифрах, сравнить с плановыми показателями, но и проанализировать, что получилось, что не получилось, чего можно было избежать, что в следующий раз стоит учесть при подготовке.