Принятие кассовой смены
Описание
Регистрация продажи товаров и услуг предприятия осуществляется в рамках кассовой смены, открытие и закрытие которой на каждом из кассовых аппаратов выполняется ответственным сотрудником через iikoFront.
Проверка финансовых результатов кассовых операций, произведенных в течение одной или нескольких кассовых смен, и отражения данных операций в плане счетов выполняется с помощью инструмента «Кассовые смены». Данный инструмент может использоваться как своеобразный чек-лист, в котором можно просмотреть списки некоторых операций, проверить их и отметить проверенные. Выполняется контроль продаж, произведенных за безналичный расчет, изъятий, инкассации и внесений. Как правило, при контроле производится проверка наличия подтверждающих документов на каждую операцию.
Список кассовых смен открывается при выборе пункта меню Розничные продажи → Кассовые смены.
Кассовая смена относится к определенному учетному дню по признаку времени ее открытия. Продажи за смену всегда проводятся временем, находящимся внутри временного диапазона ее книжного учетного дня, даже если фактически смена была закрыта позже времени его окончания.
По умолчанию представлен список смен за текущий месяц. Данный период может быть изменен с помощью полей За период, с и по.
Проверка финансовых результатов кассовых операций, произведенных в течение одной или нескольких кассовых смен, и отражения данных операций в плане счетов выполняется с помощью инструмента «Кассовые смены». Данный инструмент может использоваться как своеобразный чек-лист, в котором можно просмотреть списки некоторых операций, проверить их и отметить проверенные. Выполняется контроль продаж, произведенных за безналичный расчет, изъятий, инкассации и внесений. Как правило, при контроле производится проверка наличия подтверждающих документов на каждую операцию.
Список кассовых смен открывается при выборе пункта меню Розничные продажи → Кассовые смены.
Кассовая смена относится к определенному учетному дню по признаку времени ее открытия. Продажи за смену всегда проводятся временем, находящимся внутри временного диапазона ее книжного учетного дня, даже если фактически смена была закрыта позже времени его окончания.
По умолчанию представлен список смен за текущий месяц. Данный период может быть изменен с помощью полей За период, с и по.
Информация о каждой смене располагается в следующих полях:
- Учет. день.
- Группа.
- № кассы.
- № смены.
- Открыта.
- Закрыта.
- Отв. кассир.
- Менеджер.
- Нач. остаток*.
- Сумма продаж*.
- Списания*.
- Внесения*.
- Изъятия*.
- Выручка*.
- Кон. остаток*.
- Разница*. Значение в данном поле рассчитывается автоматически по формуле: «Сумма в денежном ящике» минус («Сумма изъятий» минус «Сумма, оставленная кассиром в кассе»).
- Состояние.
- Фиск. номер.
- Концепция.
Значения в полях, отмеченных звездочкой, указываются в той валюте, которая была установлена в настройках торгового предприятия
Настройка валюты 
Из данного окна могут быть получены отчеты как по одной смене, так и по нескольким выбранным сменам. Для этого нужно отметить галочками интересующие смены, нажать кнопку Действия и выбрать необходимый пункт:
- Отчет по чекам – список чеков, распечатанных на выбранных кассах за учетный день. В данном отчете можно получить детальную информацию о заказе, по которому был распечатан соответствующий чек, о принятых за заказ оплатах, а также при необходимости скорректировать тип полученной оплаты. Данный отчет также открывается, если дважды щелкнуть по записи, соответствующей одному из дней.
- Отчет по блюдам.
- Ряд отчетов о суммах полученной выручки.
- Создан OLAP-отчет.
- Для выбранных кассовых смен можно создать заново все складские документы, которые были сформированы автоматически в iikoFront (Действия → Создать складские документы по сменам). Используйте эту возможность, если вы ошибочно внесли изменения в автоматический документ и хотите его восстановить. Будут созданы новые версии документов, старые версии сохраняются.
- Акты реализации.
- Акты списания.
- Акты переработки.
- Расходные накладные.
- Акты приготовления.
- Объединенный отчет о продажах по выбранным кассовым сменам. Из такого отчета в дальнейшем может быть получен в печатном виде сводный акт реализации.
По одной смене могут быть получены отчет о продажах, зарегистрированных за один из учетных дней, и полный отчет выбранной смены.
По выбранной смене может быть напечатан «Заборный лист», а также отчет «ОП-6 (по концепциям)» и «ОП-6 почасовая» с учетом знака операции (приход или расход). Форма заполняется данными по операциям, зарегистрированным только с использованием настраиваемых типов оплаты, которые формируют документы «Акт приготовления», «Акт списания», «Внутреннее перемещение», «Акт переработки» и «Расходная накладная».
Для печати заборного листа нужно отметить галочкой интересующую смену и нажать кнопку Печать → Заборный лист, ОП-6 почасовая. Это настраиваемые типы оплат, которые используются только для перемещения продуктов на кассе.
В заборном листе ОП-6 почасовая (от 10 до 22 часов) данные, полученные до 10 часов, суммируются и попадают в 10-часовую колонку, а данные, полученные после 22 часов, суммируются и попадают в 22-часовую колонку.
По выбранной смене может быть напечатан «Заборный лист», а также отчет «ОП-6 (по концепциям)» и «ОП-6 почасовая» с учетом знака операции (приход или расход). Форма заполняется данными по операциям, зарегистрированным только с использованием настраиваемых типов оплаты, которые формируют документы «Акт приготовления», «Акт списания», «Внутреннее перемещение», «Акт переработки» и «Расходная накладная».
Для печати заборного листа нужно отметить галочкой интересующую смену и нажать кнопку Печать → Заборный лист, ОП-6 почасовая. Это настраиваемые типы оплат, которые используются только для перемещения продуктов на кассе.
В заборном листе ОП-6 почасовая (от 10 до 22 часов) данные, полученные до 10 часов, суммируются и попадают в 10-часовую колонку, а данные, полученные после 22 часов, суммируются и попадают в 22-часовую колонку.
КАК ПРИНЯТЬ КАССОВУЮ СМЕНУ
Чтобы зарегистрировать принятие кассовой смены:
Примечание. Принята может быть только закрытая кассовая смена (отображается в списке зеленым шрифтом). Но отдельные операции могут быть проконтролированы еще до ее закрытия.
- Нажмите правую кнопку мыши на записи, соответствующей смене, которую вы хотите принять, и выберите пункт контекстного меню Принять смену. Принятие смены происходит в три шага.
- Шаг 1. Контроль продаж за безналичный расчет.
Вы видите список продаж за безналичный расчет с информацией об их суммах и зарегистрировавших данные операции сотрудниках. А также счета, на которые были начислены данные суммы.
Для удобства контроля произведенные операции, которые не вызывают подозрений, или наоборот, сомнительны, могут быть отмечены соответствующими значками ( ✓ или ! ). Для этого щелкните мышью в столбце OK. Если все продажи в списке вы хотите отметить, как не вызывающие подозрений (✓), щелкните мышью заголовок столбца OK.
При необходимости, например, при подтверждении операции, вы можете непосредственно в данном окне изменить счет, на который нужно перевести платежи депозитными картами, сразу для нескольких платежей. Для этого выберите безналичные платежи с помощью клавиш Shift или Ctrl и пункт контекстного меню Установить счет по образцу. Установленные счета показаны в колонке «Списать – На счет». Если для платежей указаны контрагенты (например, при оплате заказов в кредит), то аналогичным образом вы можете указать контрагента, с которого будут списаны суммы, сразу для нескольких платежей (выбрать платежи и пункт контекстного меню Задать значение контрагента). Заданные контрагенты показаны в колонке «Списать – Контрагент».
После проверки всех операций нажмите кнопку Далее.
В зависимости от типа оплаты, которым был закрыт заказ (за безналичный расчет), денежные средства учитываются на следующих счетах:
- банковские карты – на счете «Денежные средства, эквайринг»;
- безналичная оплата контрагентом в зависимости от типа контрагента – на счете «Текущие расчеты с сотрудниками», «Задолженность перед поставщиками» или «Депозиты гостей»;
- безналичный расчет – на счете «Денежные средства, безналичные» (на этот счет могут попадать платежи депозитными картами).
После сохранения принятия смены будет зарегистрирована проводка:
Д (Счет учета денежных средств) К (Нераспределенная выручка) статья ДДС «Выручка».
Если изменить счет в окне первого шага принятия смены, то будет зарегистрирована проводка:
Д (Новый счет) К (Старый счет) Статья ДДС «Внутреннее перемещение.
3. Шаг 2. Проверка зарегистрированных операций по изъятию наличных из кассы или инкассаций.
В данном окне вы видите сумму, которая была изъята при закрытии кассовой смены. В блоке Списать вы можете ввести размер фактической суммы, которую менеджер сдал в сейф. По умолчанию вся изъятая сумма записывается на сотрудника, авторизовавшего инкассацию (она проходит по счету «Деньги, выданные под отчет»). Непосредственно в этом окне данная сумма может быть переведена на необходимый счет.
При этом, если сумма, предоставленная менеджером, отличается от суммы, которая должна была быть по подсчетам iiko, разница должна быть записана на какой-либо счет. Он может быть выбран из списка, а также может быть задан контрагент, ответственный, например, за недостачу.
При этом, если сумма, предоставленная менеджером, отличается от суммы, которая должна была быть по подсчетам iiko, разница должна быть записана на какой-либо счет. Он может быть выбран из списка, а также может быть задан контрагент, ответственный, например, за недостачу.
После проверки всех операций нажмите кнопку Далее.
Сумма, инкассированная при закрытии кассовой смены, отражается следующим образом:
Д (Деньги, выданные под отчет) Шеф-контрагент (Менеджер, закрывший смену) - К (Торговая касса).
Деньги переводятся с подотчета на счет «Денежные средства»:
К (Деньги, выданные под отчет) Шеф-контрагент (Менеджер) - Д (Счет, указанный в поле «Записать недостачу на счет») Корр.контрагент (контрагент, указанный для недостачи). Показана сумма, равная разнице между суммами в полях «Сумма» и «Сумма, факт». Тип проводки НЕДОСТ. Статья ДДС «Недостача».
К (Счет, указанный в поле «Записать излишки на счет») Корр.контрагент (контрагент, указанный для излишков) - Д (Деньги, выданные под отчет) Шеф-контрагент (Менеджер). Показана сумма, равная разнице между суммами в полях «Сумма» и «Сумма, факт». Тип проводки ИЗЛИШ. Статья ДДС «Излишки».
4. Шаг 3. Проверка операции внесения наличных. При этом также может быть изменены контрагент и счет, на который будут зачислены деньги. Подтвердите корректность операций и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Если при принятии смены хотя бы одна операция была отмечена как неподтвержденная (восклицательным знаком), то в списке кассовых смен данная смена будет отображаться красным цветом. К процедуре принятия можно возвращаться столько раз, сколько необходимо. Как только все операции в смене будут подтверждены, запись станет отображаться черным цветом.
Сумма, инкассированная при закрытии кассовой смены, отражается следующим образом:
Д (Деньги, выданные под отчет) Шеф-контрагент (Менеджер, закрывший смену) - К (Торговая касса).
Деньги переводятся с подотчета на счет «Денежные средства»:
- Если суммы совпадают, создается проводка:
- Если сумма меньше той, которую сняли с кассы (задается в поле «Сумма факт»), то создаются проводки:
К (Деньги, выданные под отчет) Шеф-контрагент (Менеджер) - Д (Счет, указанный в поле «Записать недостачу на счет») Корр.контрагент (контрагент, указанный для недостачи). Показана сумма, равная разнице между суммами в полях «Сумма» и «Сумма, факт». Тип проводки НЕДОСТ. Статья ДДС «Недостача».
- Если сумма больше той, которую сняли с кассы, то создаются проводки:
К (Счет, указанный в поле «Записать излишки на счет») Корр.контрагент (контрагент, указанный для излишков) - Д (Деньги, выданные под отчет) Шеф-контрагент (Менеджер). Показана сумма, равная разнице между суммами в полях «Сумма» и «Сумма, факт». Тип проводки ИЗЛИШ. Статья ДДС «Излишки».
4. Шаг 3. Проверка операции внесения наличных. При этом также может быть изменены контрагент и счет, на который будут зачислены деньги. Подтвердите корректность операций и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Если при принятии смены хотя бы одна операция была отмечена как неподтвержденная (восклицательным знаком), то в списке кассовых смен данная смена будет отображаться красным цветом. К процедуре принятия можно возвращаться столько раз, сколько необходимо. Как только все операции в смене будут подтверждены, запись станет отображаться черным цветом.
